Drei Takeaways
- Klar formulierte Projektziele bilden die Grundlage einer soliden Projektplanung
- Das Projektbudget muss bereits während der Projektplanung evaluiert und mit den zu erwartenden Kosten gegenübergestellt werden. Hierbei werden meist Differenzen offengelegt, die sich negativ auf den Projekterfolg auswirken können
- Der Projektplan ist ein „lebendes“ Dokument, welches im Projektverlauf ständig angepasst wird. Hierdurch erhalten alle Beteiligten einen aktuellen Überblick über den derzeitigen Stand des Projekts
Projekte sind das Rückgrat erfolgreicher Geschäftsinitiativen, doch ohne eine solide Projektplanung sind Verzögerungen oder das Scheitern des Projekts bereits vorprogrammiert. Um sicherzustellen, dass Ihr Projekt auf Kurs bleibt und die Ziele erreicht werden, ist eine strukturierte Planung unerlässlich. Hier sind 10 Schritte zur erfolgreichen Projektplanung.
1. Schritt: Projektziele & -leistungen
Zu Beginn der Projektplanung sind klare Projektziele und -leistungen essenziell für den zukünftigen Projekterfolg. Diese erhält der Projektmanager üblicherweise von dem Projektsponsor. Hier ist es wichtig, dass der Projektmanager die genannten Ziele und zu erbringenden Leistungen versteht und Unklarheiten direkt mit dem Projektsponsor bespricht, da Annahmen und Unklarheiten negative Auswirkungen auf die weitere Planung haben.
2. Schritt: Projektumfang
Dies stellt einen wichtigen Teil des Projektplans dar. Hierbei legt der Projektmanager gemeinsam mit dem Projektsponsor den Umfang des Projekts fest. Es gilt nicht nur zu entscheiden, was im Projekt enthalten ist, sondern auch was nicht, um eine klare Abgrenzung zu schaffen und Missverständnisse zwischen den Beteiligten zu verhindern.
3. Schritt: Bestätigung des Projektteams
Anhand des zuvor definierten Projektumfangs gilt es im Folgenden das Projektteam bestehend aus den jeweiligen Fachexperten, den sogenannten Subject-Matter-Experts zusammenstellen und von den Verantwortlichen bestätigen zu lassen.
4. Schritt: Projektannahmen & -risiken
Sie identifizieren mit Einbezug einzelner Schlüsselpersonen die High-Level-Risiks des Projekts. Es gilt hierbei nicht nur projektbezogene Risiken, sondern auch organisationsbezogene Risiken zu berücksichtigen. Dies ermöglicht die frühzeitige Planung von Alternativen.
5. Schritt: Projektzeitplan
Hier geht es nicht darum, das Projekt bis ins kleinste Detail zeitlich zu planen, sondern das Projekt in grobe Meilensteine zu unterteilen, um den Zeitplan abzuschätzen. Meilensteine sind bspw. Go-Live-Date oder Trainings, die abgehalten werden müssen. Eine Technik zur Identifikation der wichtigsten Meilensteine ist, ausgehend von dem Projektziel rückwärts zu arbeiten und dadurch die Meilensteine abzuleiten.
6. Schritt: Projektkosten
Die verfügbaren Mittel müssen mit den Anforderungen des Projekts in Einklang gebracht werden. Dies erfordert eine Abstimmung mit dem Projektsponsor, um das Budget, welches für das Projekt angedacht wurde, mit den festgelegten Projektzielen und Anforderungen abzugleichen, damit ggf. frühzeitig Anpassungen vorgenommen werden können.
7. Schritt: Kick-off Meeting
Während dem Kick-off Meeting werden dem unter Schritt 3 festgelegten Projektteam, die bereits erarbeiteten Informationen vorgestellt.
8. Schritt: Projektaufgaben
Nach dem Kick-off-Meeting erstellen Sie gemeinsam mit den jeweiligen Fachexperten des Projektteams, eine Liste der Aufgaben, die erforderlich sind, um das Projektziel bzw. die Meilensteine erfolgreich abzuschließen. Durch das gemeinsame Erstellen der Aufgabenliste wird eine Verbindlichkeit und Transparenz zwischen dem Projektmanager und den Fachexperten hergestellt. Hierdurch wird zudem sichergestellt, dass der Projektmanager genau abschätzen kann, welche Ressourcen die Fachexperten benötigen, um ihre Aufgaben zu erledigen.
9. Schritt: Genehmigung des Projektplans
Bevor das Projekt beginnt, muss der Projektplan und das Budget durch die Entscheidungsträger (Projektsponsor, Steering Committee und Manager) final genehmigt werden.
10. Schritt: Ausführung des Projektplans
Jetzt beginnt die eigentliche Umsetzung des Projekts. Durch die Einhaltung dieser 10 Schritte bei der Projektplanung sorgen Sie für einen reibungslosen und erfolgreichen Projektstart.