Für mittelständische Unternehmen:
In 3-Schritten zu mehr Marge und Produktivität ohne mehr Mitarbeiter, Tools oder Überstunden
Die 3 größten Herausforderungen bei wachsenden Mittelstandsunternehmen
01
Ihr Team ist ständig überlastet
Viele Unternehmen erleben, dass Projekte und operative Abläufe immer aufwendiger werden: endlose Abstimmungsschleifen, Feuerwehreinsätze bei Terminverzug, Nacharbeit an eigentlich abgeschlossenen Aufgaben, kurzfristige Änderungen. Hinzu kommt, dass hunderte Exceltabellen im Umlauf sind und Prozesse kaum bis gar nicht automatisiert sind – der Alltag wird zum Kraftakt.
02
Chaos im Tagesgeschäft
Zwar sind Rollen und Zuständigkeiten auf dem Papier klar, doch im Alltag verschwimmen die Grenzen: Rückfragen und Doppelarbeiten häufen sich, Wissen liegt oft nur bei einzelnen Personen statt im Team, und der Einsatz von KI fehlt bislang komplett. Am Ende müssen Ressourcen zusammengekratzt und umgeschichtet werden, damit Projekte und operative Abläufe überhaupt noch einigermaßen abgeschlossen werden.
03
Mit jedem Wachstumsschritt sinkt Ihre Marge
Viele Mittelständler erleben das gleiche Dilemma: Mit steigendem Auftragsvolumen oder wachsender Komplexität steigen die Fixkosten, gleichzeitig wächst der Druck auf Preise und Margen. Hinzu kommt unbezahlter Mehraufwand in Projekten, am Ende bleibt von der erhofften Rendite kaum etwas übrig.
Für wen die 3-Schritte-Methode geeignet ist
Als Verantwortlicher in einem wachsenden Mittelstandsunternehmen kennen Sie die Situation: Es ist viel zu tun, doch Marge und Effizienz bleiben auf der Strecke. Abläufe werden zunehmend aufwendiger, gleichzeitig klettern die Personalkosten nach oben. Auf dem Papier sieht vieles gut aus, in der Realität frisst unbezahlter Mehraufwand den Gewinn immer wieder auf und Ihre Mitarbeiter arbeiten am Limit.
Was früher überschaubar war, eskaliert heute schnell: Verantwortlichkeiten verschwimmen, Termine werden gerissen, Budgets überzogen. Und statt strategisch zu führen, sind Sie gezwungen, ständig nachzubessern, Ressourcen umzuschichten und kurzfristig Lösungen aus dem Hut zu zaubern – nur damit Projekte und operative Abläufe überhaupt noch abgeschlossen werden.
Genau hier setzt die 3-Schritte-Methode an: Mit klaren Strukturen, abgestimmten Prozessen, smarten Automatisierungen und gezieltem KI-Einsatz senken wir Kosten in Ihrem Unternehmen, steigern Ihre Marge auf ein attraktives Niveau und entlasten Ihr Team spürbar.
Über unsere 3-Schritte-Methode
Wir kennen die Herausforderungen in Mittelstandsunternehmen in- und auswendig. Dank unserer Erfahrung wissen wir genau, wo die größten Engpässe liegen und wie man sie schnell aus dem Weg räumt. Mit unserem bewährten 3-Schritte-System setzen wir dort an, wo es wirklich zählt, und machen Ihr Abläufe und Strukturen zum Hebel für mehr Effizienz, höhere Margen und nachhaltige Profitabilität.
Ausgewählte Kundenstimmen
Frieder F. Neidlinger
Geschäftsführer: Twins Digital GmbH
Branche: Digitalagentur
Problem
Täglich gingen wertvolle Stunden durch wiederholte Rückfragen, unklare Verantwortlichkeiten und den unübersichtlichen Zugriff auf internes Wissen verloren. Projektfortschritte mussten in Meetings oder per Chat abgefragt werden – was regelmäßig zu Missverständnissen, Doppelarbeit und Verzögerungen führte. Die Inhaber waren stark operativ eingebunden, da zentrale Entscheidungen, Feedback und Freigaben immer wieder an sie zurückgespielt wurden – ein deutlicher Engpass bei über 15 parallelen Kundenprojekten.
Lösung
Eine interne Wissensdatenbank mit einem intelligenten Chatbot wurde entwickelt, der auf über 100 hinterlegte Prozesse, Workflows und Vorlagen zugreift. Mitarbeitende erhalten in Echtzeit Antworten auf Rückfragen und strukturierte Hinweise zu Verbesserungspotenzialen. Ergänzend wurde ein automatisiertes Projektmanagement-System implementiert, das Aufgabenverteilung, Deadlines und Statuskommunikation vollständig systemgestützt abbildet.
Silvia Ronacher
Geschäftsführerin: Apellis Austria GmbH
Branche: Pharmazeutische Industrie
Problem
Apellis sah sich mit mehreren Herausforderungen in seinen Arbeitsabläufen konfrontiert. Unklare Prozessabläufe sowie das Fehlen standardisierter Verfahren verursachten Unsicherheit und verlängerten die Bearbeitungszeiten. Wiederholte E-Mail-Schleifen und langwierige Recherchen nach den benötigten Unterlagen führten zu weiteren Verzögerungen und beeinträchtigten die Effizienz erheblich. Darüber hinaus war Apellis mit einer Vielzahl an Meetings sowie einem enormen administrativen Zeitaufwand konfrontiert, was den Arbeitsaufwand zusätzlich erhöhte.
Lösung
Durch die Implementierung standardisierter und dokumentierter Prozesse sowie klar definierter Verantwortlichkeiten konnte die Effizienz maßgeblich gesteigert werden. Einheitliche Arbeitsabläufe und Vorlagen reduzierten den Aufwand erheblich und ermöglichten es neuen Mitarbeitenden, sich innerhalb weniger Stunden einzuarbeiten und eigenständig fehlerfrei Aufgaben zu übernehmen. Ein standardisiertes Ablagesystem verkürzte die Dokumentensuchzeiten von mehreren Stunden pro Woche auf wenige Sekunden. Insgesamt konnten Einsparungen im sechsstelligen Bereich innerhalb der Zusammenarbeit erzielt werden.
"Ich würde Tobias jederzeit und uneingeschränkt weiterempfehlen."
Philipp Mayer
Geschäftsführer: Codestryke GmbH
Branche: Digitalagentur
Problem
Im Kunden-Onboarding fehlten häufig wichtige Informationen, was zu wiederkehrenden Rückfragen, unnötigen Korrekturschleifen und Verzögerungen in der Umsetzung führte. Darüber hinaus stand codestryke vor einem hohen manuellen Aufwand beim Fulfillment seiner stark individualisierten Dienstleistung. Die Prozesse waren wenig standardisiert, stark personenabhängig und nicht skalierbar.
Lösung
Zunächst wurde ein automatisierter Onboarding-Prozess eingeführt, der alle relevanten Informationen strukturiert abfragt und fehlerfrei in die nachgelagerten Prozesse überträgt. Die zuvor rein manuelle und individuelle Dienstleistung wurde anschließend durch klar definierte, standardisierte und automatisierte Prozessbausteine ergänzt, die flexibel angepasst werden können.
Anonymisiert
Geschäftsführer: Anonymisiert
Branche: Chemische Industrie
Problem
Der Kunde sah sich mit der Herausforderung konfrontiert, eine vollständig neue HR-Prozesslandschaft für seine Standorte in Deutschland aufzubauen. Aufgrund der Ausgangssituation fehlten klare Strukturen, dokumentierte Abläufe sowie einheitliche Standards im Personalbereich. Die Mitarbeitenden standen vor einem Go-Live, ohne etablierte Orientierungshilfen oder definierte Prozesse, was ein erhebliches Risiko für die operative Handlungsfähigkeit und Effizienz darstellte.
Lösung
Insgesamt wurden über 30 HR-Prozesse neu aufgesetzt, standardisiert, automatisiert und dokumentiert. Zusätzlich entstanden praxisnahe Anleitungen für die neuen Systeme sowie sämtliche begleitende Dokumente zur operativen Umsetzung. Der strukturierte Aufbau ermöglichte einen äußerst effizienten Go-Live: Die Mitarbeitenden konnten sich unmittelbar an den Prozessen orientieren und eigenständig arbeitsfähig werden. Die standardisierten und automatisierten Abläufe schufen Transparenz, reduzierten Rückfragen erheblich und sorgten für eine schnelle Eingewöhnung im operativen Doing. Durch diese klaren Rahmenbedingungen konnte von Anfang an effizient gearbeitet werden.
„Dank seiner tiefen Fachkenntnis und effizienten Herangehensweise war Tobias eine echte Bereicherung – klare Empfehlung meinerseits“
Daniel Jansen
Prokurist: Sanitätshaus Jansen e.K.
Branche: Gesundheitswesen
Problem
In der täglichen Arbeit der Sachbearbeitung führten fehlende Standards, manuelle Doppelarbeiten und eine geringe Automatisierung zu hohen Fehlerquoten und ineffizienten Abläufen. Eine Fehlerquote von rund 80 % sowie wiederkehrende Korrekturschleifen verursachten erheblichen zeitlichen Mehraufwand. Gleichzeitig blieben monatlich etwa 300 Aufträge unbearbeitet – mit negativen Auswirkungen auf die Kundenzufriedenheit und einer dauerhaften Überlastung der Mitarbeitenden.
Lösung
Im Rahmen der interdisziplinären Workshops mit den Fachbereichen konnten zentrale Ursachen identifiziert und eine konkrete Umsetzungsstrategie entwickelt werden. Zu den Maßnahmen zählen die Standardisierung und Automatisierung von Prozessschritten, die Einführung einer Learning-Plattform, um neue Mitarbeitende schnell einzuarbeiten und Wissen nachhaltig im Unternehmen zu verankern, sowie ein automatisiertes Management-Dashboard, das Fortschritt transparent abbildet, relevante Kennzahlen liefert und eine frühzeitige Reaktion auf Prozessabweichungen ermöglicht.
Die identifizierten Optimierungspotenziale ermöglichen eine Reduktion der durchschnittlichen Auftragsbearbeitungszeit um 37,66 %. Dadurch lassen sich jährlich 562 Arbeitstage einsparen (entspricht etwa 2,5 Vollzeitkräften) und zusätzlich die rund 300 bislang unbearbeiteten Aufträge pro Monat abwickeln. Das damit verbundene Umsatzpotenzial liegt bei über 1.735.000 EUR pro Jahr.
Über Tobias Schwetz
Automatisierungspartner für Mittelstansunternehmen mit Wachstumsambitionen
Tobias Schwetz steht für konsequente Verbesserung. Schon während seines berufsbegleitenden Bachelorstudiums in Business Administration – das er in Rekordzeit abschloss und dem DER SPIEGEL einen eigenen Artikel widmete – zeigte sich sein Anspruch, Dinge schneller, effizienter und besser zu machen.
Insgesamt verfügt er über 10 Jahre Erfahrung in der Beratung von Unternehmen, mit klarem Schwerpunkt auf Prozessoptimierung und Automatisierung. Zuletzt war er bei Baker Tilly, einer der führenden Unternehmensberatungen weltweit, als Jr. Manager tätig. Dort verantwortete er Projekte mit bis zu 100 Mitarbeitern und bewies, dass selbst komplexe Strukturen durch präzise Optimierung spürbar verbessert werden können.
Heute bringt Tobias dieses Wissen gezielt in die Arbeit mit wachsenden Mittelstandsunternehmen ein. Sein Anspruch: Abläufe so gestalten, dass sie reibungslos funktionieren, Mitarbeitende entlasten und Gewinnmargen deutlich steigen – immer mit dem Ziel, aus jedem Prozess das Maximum herauszuholen.
So läuft die Zusammenarbeit mit uns ab
01
Vereinbaren Sie einen Termin
Über den Button "Kostenloses Strategiegespräch vereinbaren" können Sie sich ein kostenfreies Strategiegespräch sichern. Suchen Sie sich einfach einen passenden Termin aus und bestätige Sie diesen.
02
Analyse Ihrer Ist-Situation
In dem von Ihnen vereinbarten Termin prüfen wir gemeinsam in einem 15-minütigen Gespräch, welche Ziele Sie erreichen möchten und ob Ihr Unternehmen für unsere Methode geeignet ist.
03
Kostenloses Strategiegespräch
In einem 60–90-minütigen Erstgespräch entwickelt einer unserer Experten auf Basis Ihrer aktuellen Situation einen individuellen, glasklaren Handlungsplan und zeigt Ihnen mit unserem ROI-Rechner, welches finanzielle und zeitliche Einsparpotenzial in Ihrem Unternehmen steckt.
Häufige Fragen
Unsere Antworten auf Ihre Fragen
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Wie viel kostet die Dienstleistung?
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Bitte beachten Sie:Um exzellente Ergebnisse zu gewährleisten, können wir immer nur eine begrenzte Zahl an Kunden gleichzeitig betreuen. Daher sind die Termine erfahrungsgemäß schnell vergeben.
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