Für Agenturen und Dienstleister:
In 3-Schritten zu mehr Marge ohne mehr Aufträge, Tools oder Überstunden
Die 3 größten Herausforderungen von Agenturen und Dienstleistern im Fulfillment
01
Dein Fulfillment-Team ist ständig überlastet
Viele Agenturen erleben, dass Projekte immer aufwendiger werden: endlose Abstimmungen, Feuerwehreinsätze bei geplatzten Deadlines, Überarbeitungen von schon freigegebenen Arbeitspaketen, kurzfristige Änderungen – jedes Projekt wird zum Kraftakt.
02
Mit jedem neuen Auftrag bleibt dir weniger Marge
Viele Agenturen erleben das gleiche Dilemma: Mit jedem neuen Auftrag steigen die Fixkosten, gleichzeitig drücken Kunden die Preise. Hinzu kommt unbezahlter Mehraufwand in Projekten und am Ende bleibt von der erhofften Rendite kaum etwas übrig.
03
Chaos im Tagesgeschäft
Zwar sind Rollen und Zuständigkeiten auf dem Papier klar, doch im Alltag verschwimmen die Grenzen: Rückfragen und Doppelarbeiten häufen sich. Am Ende müssen Ressourcen zusammengekratzt und umgeschichtet werden, damit Projekte überhaupt noch einigermaßen abgeschlossen werden.
Für wen die 3-Schritte-Methode geeignet ist
Als Agenturinhaber oder Dienstleistungsunternehmer kennst du die Situation: Deine Umsätze steigen, doch die Margen werden immer kleiner. Projekte werden komplexer, Kunden fordern mehr, und gleichzeitig klettern die Personalkosten nach oben. Jeder neue Auftrag muss zweimal durchgerechnet werden. Auf dem Papier sieht er profitabel aus, in der Realität frisst unbezahlter Mehraufwand den Gewinn sofort wieder auf.
Was früher überschaubar war, eskaliert heute schnell: Verantwortlichkeiten verschwimmen, Deadlines werden gerissen, Budgets überzogen. Und statt strategisch zu führen, bist du gezwungen, ständig nachzubessern, Ressourcen umzuschichten und kurzfristig Lösungen aus dem Hut zu zaubern – nur damit Projekte überhaupt noch abgeschlossen werden.
Genau hier setzt die 3-Schritte-Methode an: Mit klaren Strukturen, abgestimmten Prozessen, smarten Automatisierungen und gezieltem KI-Einsatz senken wir Kosten im Fulfillment, steigern deine Marge auf ein attraktives Niveau und machen dein Team spürbar effizienter.
Über unsere 3-Schritte-Methode
Wir kennen die Fulfillment-Herausforderungen von Agenturen und Dienstleistern in- und auswendig.
Dank unserer Spezialisierung wissen wir genau, wo die größten Engpässe im Fulfillment liegen und wie man sie schnell aus dem Weg räumt. Mit unserem bewährten 3-Schritte-System setzen wir dort an, wo es wirklich zählt, und machen dein Fulfillment zum Hebel für höhere Margen und nachhaltige Profitabilität.
Was meine Kunden sagen
Frieder F. Neidlinger
Geschäftsführer: Twins Digital GmbH
Branche: Digitalagentur
Problem
Täglich gingen wertvolle Stunden durch wiederholte Rückfragen, unklare Verantwortlichkeiten und den unübersichtlichen Zugriff auf internes Wissen verloren. Projektfortschritte mussten in Meetings oder per Chat abgefragt werden – was regelmäßig zu Missverständnissen, Doppelarbeit und Verzögerungen führte. Die Inhaber waren stark operativ eingebunden, da zentrale Entscheidungen, Feedback und Freigaben immer wieder an sie zurückgespielt wurden – ein deutlicher Engpass bei über 15 parallelen Kundenprojekten.
Lösung
Eine interne Wissensdatenbank mit einem intelligenten Chatbot wurde entwickelt, der auf über 100 hinterlegte Prozesse, Workflows und Vorlagen zugreift. Mitarbeitende erhalten in Echtzeit Antworten auf Rückfragen und strukturierte Hinweise zu Verbesserungspotenzialen. Ergänzend wurde ein automatisiertes Projektmanagement-System implementiert, das Aufgabenverteilung, Deadlines und Statuskommunikation vollständig systemgestützt abbildet.
Philipp Mayer
Geschäftsführer: Codestryke GmbH
Branche: Digitalagentur
Problem
Im Kunden-Onboarding fehlten häufig wichtige Informationen, was zu wiederkehrenden Rückfragen, unnötigen Korrekturschleifen und Verzögerungen in der Umsetzung führte. Darüber hinaus stand codestryke vor einem hohen manuellen Aufwand beim Fulfillment seiner stark individualisierten Dienstleistung. Die Prozesse waren wenig standardisiert, stark personenabhängig und nicht skalierbar.
Lösung
Zunächst wurde ein automatisierter Onboarding-Prozess eingeführt, der alle relevanten Informationen strukturiert abfragt und fehlerfrei in die nachgelagerten Prozesse überträgt. Die zuvor rein manuelle und individuelle Dienstleistung wurde anschließend durch klar definierte, standardisierte und automatisierte Prozessbausteine ergänzt, die flexibel angepasst werden können.
Über Tobias Schwetz
Automatisierungspartner für Agenturen und Dienstleister mit Wachstumsambitionen
Tobias Schwetz steht für konsequente Verbesserung. Schon während seines berufsbegleitenden Bachelorstudiums in Business Administration – das er in Rekordzeit abschloss und dem DER SPIEGEL einen eigenen Artikel widmete – zeigte sich sein Anspruch, Dinge schneller, effizienter und besser zu machen.
Insgesamt verfügt er über 9 Jahre Erfahrung in der Beratung von Unternehmen, mit klarem Schwerpunkt auf Prozessoptimierung und Automatisierung. Zuletzt war er bei Baker Tilly, einer der führenden Unternehmensberatungen weltweit, als Jr. Manager tätig. Dort verantwortete er Projekte mit bis zu 100 Mitarbeitern und bewies, dass selbst komplexe Strukturen durch präzise Optimierung spürbar verbessert werden können.
Heute bringt Tobias dieses Wissen gezielt in die Arbeit mit Agenturen und Dienstleistern ein. Sein Anspruch: Abläufe so gestalten, dass sie reibungslos funktionieren, Kosten senken und Gewinnmargen deutlich steigen – immer mit dem Ziel, aus jedem Prozess das Maximum herauszuholen.
So läuft die Zusammenarbeit mit uns ab
01
Vereinbare ein Termin
Über den Button "Kostenloses Strategiegespräch vereinbaren" kannst du dir dein kostenfreies Strategiegespräch sichern. Such dir einfach den passenden Termin aus und bestätige diesen.
02
Analyse deiner Ist-Situation
In dem von dir vereinbarten Termin prüfen wir gemeinsam in einem 15-minütigen Gespräch, welche Ziele du erreichen willst und ob deine Agentur für unsere Methode geeignet ist.
03
Kostenloses Strategiegespräch
In einem 60–90-minütigen Erstgespräch entwickelt einer unserer Experten auf Basis deiner aktuellen Situation einen individuellen, glasklaren Handlungsplan und zeigt dir mit unserem ROI-Rechner, welches finanzielle und zeitliche Einsparpotenzial in deinem Fulfillment steckt.
Häufige Fragen
Unsere Antworten auf deine Fragen
Für wen ist die Dienstleistung geeignet?
Wann kann ich mit dem ersten Ergebnis rechnen?
Wie viel kostet die Dienstleistung?
Mit was für Ergebnissen kann ich rechnen?
Kann ich auch Einzelprojekte buchen?
Was ist mein Aufwand als Kunde?
Beratet ihr auch andere Branchen?
Beratet ihr auch bei der Optimierung von Sales- und Backoffice-Prozessen?
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Bitte beachte:Um exzellente Ergebnisse zu gewährleisten, können wir immer nur eine begrenzte Zahl an Kunden gleichzeitig betreuen. Daher sind die Termine erfahrungsgemäß schnell vergeben.
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