Wie du E-Mails auf Expertenniveau schreibst

Als Projektmanager stehst du im häufigen Austausch mit dem Top-Management des Unternehmens. Hierbei informierst du über den Projektfortschritt, akute Risiken und Handlungsempfehlungen. Diese Kommunikation erfolgt meist per E-Mail. Ein häufiger Fehler meist unerfahrener PMs ist, dass ausführliche formulieren von Mails mit vielen Details. Tatsächlich ist jedoch das Gegenteil gewünscht. Bei den Empfängern, dem Management, handelt es sich um viel beschäftigte Entscheidungsträger, die täglich hunderte an Mails erhalten und sich daher kurze und präzise Updates wünschen und keine ausformulierten Romane.

Als erfahrener PM ist es also deine Aufgabe, kurze präzise Updates zu liefern, die in wenigen Minuten Aufschluss über die aktuellen Themen liefern, idealerweise in Stichpunkten.

Eine strukturierte E-Mail besteht aus vier Bestandteilen:

Betreff
Einleitung
Hauptteil
Schluss
ggf. Anhang

Betreffzeile:

Die Betreffzeile soll prägnant und aussagekräftig sein, damit der Empfänger sofort versteht, worum es in der E-Mail geht. Vermeide hier vage Formulierungen

Beispiel:

Projekt XY | Statusbericht |Quartal 3/2023

2. Einleitung

Neben der Grußformel besteht die Einleitung aus ein bis zwei Sätzen, welche den Zweck der E-Mail klar und knapp darstellen

Falls eine Entscheidung getroffen werden muss, bringe es zu Beginn an

Beispiel:

Sehr geehrte Frau XY,

hiermit möchte ich Ihnen, einen Überblick über den Projektfortschritt für den Zeitraum vom 23.10.2023 – 27.10.2023 geben.

Um mit der IT Implementierung in der kommenden Woche beginnen zu können, benötigen wir noch eine Budgetfreigabe von Ihnen, bitte teilen Sie mir diese noch bis heute Abend (27.10.2023) eob mit.

3. Hauptteil

Fasse im Hauptteil die wichtigsten Themen deiner E-Mail zusammen. Strukturiere diese sorgfältig in Absätzen oder Strichpunkten. Vermeide hierbei lange Absätze und konzentriere dich auf das Wesentliche

Ordne die Informationen der Mail in einer logischen und chronologisch Reihenfolge an

Falls notwendig, verwende Zwischenüberschriften oder Nummerierungen, um die Struktur zu verdeutlichen

Beispiel:

Zwischen dem 23.10.2023 – 27.10.2023 haben wir folgende Meilensteine erledigt:

Das sind die nächsten Schritte für die kommende Woche (30.10.203 – 03.11.2023):

4. Schluss

Schließe deine E-Mail mit dem Hinweis, dass sich bei Fragen gerne gemeldet werden kann sowie einer Verabschiedung

Beispiel:

Bei Fragen, kommen Sie gerne jederzeit auf mich zu.

Beste Grüße

5. Anhang

Neben einer strukturierten E-Mail ist es wichtig, dass deine E-Mails über eine Signatur verfügen, welche Aufschluss über dein Unternehmen, deine Position und deine Kontaktdaten enthält

Beispiel einer strukturierten E-Mail an das Management