Ein effizientes Meeting beginnt nicht erst, wenn alle Teilnehmer im Konferenzraum oder virtuellen Raum versammelt sind, sondern bereits weit davor und sogar nachdem das Meeting abgeschlossen ist. Um die maximale Effizienz in deinen Meetings zu erzielen, ist es entscheidend, neben dem Meeting an sich sowohl die Vorbereitung als auch die Nachbereitung in den Fokus zu rücken. In diesem Artikel werde ich dir wertvolle Tipps und bewährte Tricks präsentieren, die dir zeigen, wie du deine Meetings optimieren kannst. Darüber hinaus habe ich ein Template für dich vorbereitet, welches du in nur zwei Minuten nachbauen und dadurch 95% der Zeit, die du für die Nacharbeit benötigst, einsparen kannst. Mach dich bereit, die Art und Weise, wie du Meetings angehst, zu verändern und die Effizienz deiner Termine auf ein neues Level zu heben.
Drei Takeaways:
- Effiziente Meetings erfordern sorgfältige Vorbereitung und Nachbereitung
- Klare Ziele sind der Schlüssel zu erfolgreichen Meeting
- Relevante Teilnehmer steigern die Effizienz
Vorbereitung deines Meetings:
- Definiere klare Ziele und Entscheidungen: Schaffe Klarheit darüber, welche spezifischen Ziele das Meeting erreichen soll und welche Entscheidungen getroffen werden müssen.
- Auswahl relevanter Teilnehmer: Identifiziere die Fachexperten und Entscheidungsträger, deren Anwesenheit für die Bearbeitung der in Schritt 1 identifizierten Themen unerlässlich ist.
- Agenda in der Einladung: Füge der Termineinladung eine klare Agenda hinzu, die die Themen aus Schritt 1 enthält. Beginne dabei stets mit dem wichtigsten Thema, sodass selbst dann, wenn ein Schlüsselteilnehmer das Meeting vorzeitig verlassen muss, die essenziellen Themen und Entscheidungen bereits behandelt wurden.
Während deines Meetings:
- Zeitlimits pro Agendapunkt kommunizieren: Stelle sicher, dass zu Beginn des Meetings klare Zeitlimits für jeden Agendapunkt kommuniziert werden. Dies hilft, die Diskussionen auf den Punkt zu bringen und sicherzustellen, dass das Meeting im Zeitrahmen bleibt.
- Strukturierte Notizen: Konzentriere dich bei deinen Notizen auf die Kernthemen des Meetings. Nutze das folgende Template, um Entscheidungen, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und potenzielle Risiken gezielt und übersichtlich festzuhalten.
- Zusammenfassung der Kernthemen: Stelle den Teilnehmern am Ende des Termins einen prägnanten Überblick über die Kernthemen vor, die du mithilfe des Templates festgehalten hast. Durch die präzise Zusammenfassung dieser Schlüsselelemente sorgst du für Klarheit der besprochenen Themen und getroffenen Entscheidungen bei allen Teilnehmern.
Nach deinem Meeting:
- Versende eine Meeting-Zusammenfassung: Sende eine Zusammenfassung des Meetings, einschließlich der To-Do‘s und Verantwortlichkeiten, mit festgelegten Zeitlimits an die Teilnehmer. Dies fördert Verbindlichkeit.
Setze relevante Stakeholder in CC, um sie über getroffene Entscheidungen und kommende Schritte zu informieren, ohne dass sie am Meeting teilnehmen mussten. Dies erhöht die Transparenz.